No sé cuantas veces he leído la frase anterior (o una similar) en las declaraciones de propósito (visión, misión, política de calidad) de diferentes instituciones y siempre he cuestionado el significado de esta expresión. ¿Cuáles son las expectativas del cliente que podemos y/o queremos superar? ¿Es eso posible realmente?

No es desconocido para nadie la definición más simple de Calidad: grado de satisfacción de las necesidades del cliente. John Guaspari no pudo expresarlo mejor en su libro «Erase una vez una fábrica, una fábula sobre la calidad», aun aquellos que no saben los detalles técnicos de un producto o servicio al adquirirlo, reconocen la Calidad cuando la ven. Como clientes que somos todos estamos familiarizados con el concepto, pero también con las características principales que nos hacen reconocer la calidad en un artículo: funcionalidad, precio, y belleza, muy probablemente en ese mismo orden.

"La reconozco cuando la veo"

Ahora traduzcamos esto a términos empresariales: en nuestras organizaciones, nuestros clientes esperan que cumplamos sus requerimientos en cuanto a funcionalidad (propósito), costo y apariencia (cosmético). Cualquier cambio en el balance de esta ecuación afecta el resultado que se espera: un cliente satisfecho.

No es posible entonces «superar» los requerimientos o expectativas de nuestros clientes, a menos que no hablemos de costos simplemente. No podemos, no tenemos la autoridad para modificar los requerimientos del cliente. Cualquier cambio, aun aquellos que puedan impactar el costo (nuevo material, nuevas máquinas, etc.) deben ser aprobados por el cliente, por lo tanto esto no es superar el requisito, es cambiar uno por otro. Recientemente un estudiante me presentó otro caso: «¿Qué tal si el cliente espera que le entregue una orden en una fecha y yo se la entrego mucho antes?», a lo que le respondí con una caso vivido por mi recientemente, cuando un cliente decidió levantar una solicitud de acción correctiva precisamente porque entregamos una orden UNA SEMANA ANTES. En el siglo 21, los conceptos de Justo a Tiempo (como parte de la Manufactura Esbelta, o Lean Manufacturing) nos indican que los clientes no quieren más producto más pronto, quieren lo que ordenaron a tiempo.

¿Porqué insistir en esto? Es que cuando pensamos que podemos sobrepasar las expectativas del cliente literalmente, nos enfocamos mal. Sacamos al cliente del proceso de cambio y lo hacemos parte tan sólo del resultado, sin darnos cuenta que esto pudiera ser una lotería, puedo o no decidir aprobar los cambios. Sin embargo, cuando nuestros clientes se transforman en asociados, y son parte de nuestro Sistema de Gestión de Calidad, entonces ellos son parte integral del proceso de cambio. De esta forma, ya no hay más posibilidad de criticar al cliente por «rechazar lo que nos ha costado tanto esfuerzo». Ya nadie siente tener la autoridad para cambiar las cosas sin antes contar con la debida aprobación del cliente. Todos podemos sugerir y ser parte del cambio, pero alguien debe tener la autoridad de decidir. Ese es el cliente.